Klantverhaal Avada
Avada verwerkt grote aantallen bestellingen
snel en accuraat met Exact Online
Als fietsgroothandel vormt Avada een belangrijke schakel
voor fietsenwinkels. Grote aantallen orders komen gedurende
de dag binnen en moeten op tijd worden verwerkt en verzonden.
Een B2B-webshop, koppelingen met de winkels en Exact Online
zorgen ervoor dat die orderstroom beheersbaar blijft.
De groothandel achter de fietsenwinkel
Avada is actief als groothandel binnen de fietsenbranche.
De klanten zijn fietsenwinkels die voor hun dagelijkse
bedrijfsvoering afhankelijk zijn van een snelle en betrouwbare
levering van producten.
Dat zorgt voor een typisch groothandelsproces met veel
bestellingen en regelmatig omvangrijke orders. Gedurende de
dag blijven nieuwe bestellingen binnenkomen, terwijl tegelijkertijd
de orders van eerder die dag moeten worden verwerkt voor
de dagelijkse verzendingen.
Daarbij zijn snelheid en nauwkeurigheid allebei belangrijk.
Winkeliers rekenen erop dat hun bestelling correct wordt
verwerkt en op tijd wordt verzonden. Bij grote ordervolumes
moet het proces daarom efficiënt zijn zonder dat dit ten
koste gaat van de betrouwbaarheid.
Veel orders, grote bestellingen en iedere dag opnieuw
verzenden: voor Avada moet de orderstroom vooral
snel, accuraat en beheersbaar blijven.
Exact Online als administratieve basis
Avada werkt met Exact Online als basis voor de administratie.
Rondom die omgeving zijn de processen ingericht die nodig
zijn om de dagelijkse orderstroom vanuit de fietsenwinkels
efficiënt te verwerken.
Daarbij is vooral gekeken naar de manier waarop Avada en
zijn klanten in de praktijk samenwerken. Voor een winkelier
moet bestellen zo eenvoudig mogelijk zijn, terwijl Avada
de binnenkomende orders snel verder moet kunnen verwerken.
Bestellingen rechtstreeks vanuit de fietsenwinkel
Een belangrijk onderdeel daarvan zijn de koppelingen met
de systemen die fietsenwinkels zelf gebruiken. Orders kunnen
onder andere vanuit CycleSoftware binnenkomen. Hierdoor sluit
het bestelproces van de winkelier directer aan op de
orderverwerking bij Avada.
De kassasystemen bij de winkeliers vormen daarmee een
belangrijke schakel in de informatie-uitwisseling.
Een bestelling die in de winkel ontstaat, hoeft niet via
allerlei afzonderlijke handmatige stappen bij de groothandel
terecht te komen.
Zeker bij het grote aantal orders dat Avada verwerkt,
helpt die koppeling om onnodige handelingen te voorkomen
en de orderstroom beheersbaar te houden.
Een B2B-webshop die de hele dag wordt gebruikt
Daarnaast is voor Avada een webportal met B2B-webshop
ingericht. Voor de fietsenwinkels is die webshop geen omgeving
die slechts af en toe wordt bezocht. Winkeliers kunnen er
gedurende de hele dag nieuwe bestellingen in plaatsen.
Dat sluit aan op de dagelijkse praktijk in de winkel.
Terwijl er fietsen worden verkocht, reparaties worden uitgevoerd
en klanten worden geholpen, ontstaat steeds opnieuw behoefte
aan producten. De winkelier kan deze gedurende de dag
rechtstreeks bij Avada bestellen.
De webshop wordt zelfs samen met de consument gebruikt
Een bijzonder onderdeel van de werkwijze is dat de B2B-webshop
ook tijdens het verkoopgesprek in de fietsenwinkel kan worden
gebruikt. Een winkelier kan samen met een klant op het scherm
naar beschikbare producten kijken en op basis daarvan
een bestelling samenstellen.
Daarbij ontstaat wel een belangrijk verschil tussen wat de
winkelier mag zien en wat de consument mag zien. De winkelier
werkt immers met groothandelsprijzen die niet bedoeld zijn
voor de klant die naast hem staat.
Daarom kan de winkelier met een knop de groothandelsprijzen
op het scherm verbergen. De webshop kan vervolgens worden
gebruikt terwijl de klant meekijkt, zonder dat de commerciële
afspraken tussen Avada en de winkelier zichtbaar worden.
De B2B-webshop is daarmee niet alleen een bestelkanaal
voor de winkelier, maar ook een hulpmiddel tijdens
het verkoopgesprek met zijn eigen klant.
Minder afstand tussen winkelier en groothandel
Voor Avada zit het voordeel vooral in de directe aansluiting
tussen de fietsenwinkels en de eigen orderverwerking.
Winkeliers kunnen bestellen vanuit de systemen en omgeving
waarin zij dagelijks werken, terwijl Avada de orders
centraal kan verwerken.
Dat is belangrijk bij een orderstroom waarin iedere dag
opnieuw grote aantallen bestellingen binnenkomen en worden
verzonden. Hoe minder handmatige tussenstappen nodig zijn,
hoe beter het proces schaalbaar en beheersbaar blijft.
Tegelijkertijd biedt de webshop de fietsenwinkel meer
flexibiliteit. Bestellen hoeft niet op één vast moment,
maar kan gedurende de hele werkdag plaatsvinden en zelfs
onderdeel worden van het gesprek met de consument.
Snel en accuraat van bestelling naar verzending
Uiteindelijk draait de automatisering bij Avada om een
eenvoudig uitgangspunt: een bestelling van de winkelier
moet zo efficiënt mogelijk door de organisatie kunnen
stromen en vervolgens correct en op tijd worden verzonden.
Exact Online, de B2B-webshop en de koppelingen met de
fietsenwinkels ondersteunen samen dat proces. Daardoor
ontstaat een digitale verbinding tussen winkelier en
groothandel die past bij de snelheid en het volume
van de dagelijkse praktijk.
Van de kassa in de fietsenwinkel tot de dagelijkse
verzending bij Avada: de verschillende stappen
sluiten digitaal beter op elkaar aan.