Klantverhaal Bontgenoot & Partners
Bontgenoot & Partners maakt Exact Online
de centrale basis voor administratie en webshop
Bij de overstap van het vorige systeem koos Bontgenoot & Partners
voor Exact Online als nieuwe administratieve basis. De webshop
werd direct onderdeel van die inrichting, zodat online verkoop
en boekhouding vanuit één centrale basis met elkaar verbonden zijn.
Een groothandel met een bijzonder assortiment
Bontgenoot & Partners is groothandel in onder andere
educatieve kinderboeken, milieuvriendelijke puzzels en spellen,
verantwoorde kookboeken, cadeauartikelen, papierwaren en
wenskaarten. Het assortiment wordt samengesteld met veel
aandacht voor originaliteit, duurzaamheid en diversiteit.
Achter dat brede assortiment staat een handelsorganisatie
waarin administratie en verkoop nauw met elkaar verbonden zijn.
De webshop speelt daarbij een belangrijke rol als digitaal
verkoopkanaal voor de producten van Bontgenoot & Partners.
De overstap was meer dan een nieuwe boekhouding
Bontgenoot & Partners werkte voorheen vanuit een ander
systeem. Bij de keuze voor een nieuwe omgeving ging het daarom
niet alleen om het vervangen van de bestaande boekhouding.
Ook de processen die afhankelijk zijn van die administratie
moesten worden meegenomen in de overgang.
Een belangrijk onderdeel daarvan was de webshop. Wanneer
administratie en online verkoop los van elkaar worden ingericht,
ontstaan al snel extra overdrachtsmomenten tussen beide systemen.
Daarom is bij het implementatietraject gekeken naar de nieuwe
omgeving als geheel.
De overstap naar Exact Online bood de mogelijkheid
om niet alleen de boekhouding te vernieuwen, maar
administratie en webshop direct vanuit dezelfde
centrale basis te organiseren.
Exact Online als nieuwe centrale basis
Exact Online vormt nu de administratieve basis van
Bontgenoot & Partners. Daarmee is er een centrale omgeving
waarop ook de activiteiten vanuit de webshop kunnen aansluiten.
Dat uitgangspunt is belangrijk. De webshop staat niet als
afzonderlijk verkoopkanaal naast de administratie, maar maakt
deel uit van een bredere inrichting waarin de gegevens uit
de online verkoop verder kunnen worden verwerkt in
Exact Online.
De webshop aangesloten op de administratie
Voor Bontgenoot & Partners is de webshop een belangrijk
onderdeel van de dagelijkse verkoop. Bestellingen die daar
worden geplaatst, moeten uiteindelijk ook administratief
worden verwerkt.
Door de webshop rondom Exact Online in te richten, kunnen
beide onderdelen beter op elkaar aansluiten. De online
verkoop en de achterliggende administratie vormen daardoor
geen twee afzonderlijke werelden waarvoor medewerkers
dezelfde informatie steeds opnieuw hoeven te verwerken.
Een nieuwe basis voor verdere groei
Het voordeel voor Bontgenoot & Partners zit daarmee
niet alleen in het gebruik van een nieuw boekhoudsysteem.
De organisatie beschikt over een basis waarin administratie
en digitale verkoop vanaf het begin in samenhang zijn
ingericht.
Dat maakt de dagelijkse werkwijze overzichtelijker en
voorkomt dat de webshop als een los onderdeel van de
organisatie moet worden beheerd. Exact Online fungeert
als centrale administratieve omgeving waarop de
webshopactiviteiten kunnen aansluiten.
Van oud systeem naar één samenhangende omgeving
Voor Bontgenoot & Partners betekende de implementatie
uiteindelijk een bredere verandering dan alleen de overstap
naar Exact Online. Het was ook het moment om opnieuw te kijken
naar de relatie tussen administratie en online verkoop.
Door die onderdelen gezamenlijk mee te nemen in het
implementatietraject, staat er nu een centrale basis die
beter aansluit op de manier waarop de groothandel verkoopt
en zijn administratie voert.
Niet alleen een nieuw boekhoudsysteem, maar een
centrale Exact Online-omgeving waarop ook de
webshopactiviteiten van Bontgenoot & Partners aansluiten.