Klantverhaal Evidensia

Evidensia automatiseert de verwerking van facturen vanuit meerdere Exact Online-administraties

Binnen de diergeneeskundige organisatie van Evidensia wordt gewerkt met meerdere administraties in Exact Online. Facturen uit deze administraties moeten vervolgens ook beschikbaar komen binnen het systeem van het moederconcern. Een geautomatiseerde verwerking neemt daarbij dagelijks veel handmatig werk uit handen.

Meerdere administraties binnen één organisatie

Evidensia is actief binnen de diergeneeskunde en werkt met meerdere administraties in Exact Online. Vanuit die verschillende administraties worden dagelijks facturen verwerkt.

De verwerking stopt echter niet bij Exact Online. De betreffende facturen moeten ook terechtkomen in het systeem dat binnen het moederconcern wordt gebruikt. Daardoor ontstond een extra administratieve stap tussen de verschillende omgevingen.

Tientallen facturen per dag handmatig verplaatsen

Zonder automatisering betekent zo'n proces veel terugkerend handmatig werk. Facturen moeten uit de juiste administratie worden gehaald, worden gekopieerd of verplaatst en vervolgens op de juiste plek worden klaargezet voor verdere verwerking binnen het andere systeem.

Bij een enkele factuur is dat nog te overzien. Bij Evidensia gaat het echter om tientallen facturen per dag, afkomstig uit meerdere Exact Online-administraties. Dezelfde handelingen moeten daardoor iedere werkdag opnieuw worden uitgevoerd.

Van handmatig overzetten naar een automatisch proces

Om die terugkerende werkzaamheden te verminderen, is het proces tussen de Exact Online-administraties en het systeem van het moederconcern geautomatiseerd.

De benodigde facturen kunnen uit de administraties worden opgehaald en vervolgens worden klaargezet voor verwerking in de andere omgeving. Daarmee hoeft een medewerker niet langer voor iedere afzonderlijke factuur dezelfde stappen van kopiëren en verplaatsen uit te voeren.

Juist bij dagelijkse herhaling telt iedere handeling

De winst van deze automatisering zit vooral in de herhaling. Een handmatige handeling van enkele minuten lijkt op zichzelf misschien beperkt, maar wordt een ander verhaal wanneer dezelfde actie tientallen keren per dag en iedere werkdag opnieuw nodig is.

Door juist die repeterende werkzaamheden te automatiseren, hoeven medewerkers minder tijd te besteden aan het verplaatsen van documenten tussen systemen. De verwerking wordt bovendien minder afhankelijk van het consequent uitvoeren van dezelfde handmatige stappen.

Exact Online blijft onderdeel van de bestaande werkwijze

Voor Evidensia was het niet nodig om de bestaande Exact Online-administraties te vervangen. De verbetering zit juist in de verbinding met het proces dat daarna volgt.

De verschillende administraties kunnen blijven werken vanuit Exact Online, terwijl de facturen die elders nodig zijn automatisch worden klaargezet voor de volgende stap. Daarmee sluiten de verschillende systemen beter op elkaar aan zonder dat medewerkers als handmatige schakel hoeven te fungeren.

Minder repeterend werk, een beter beheersbaar proces

Voor Evidensia betekent de automatisering vooral dat een dagelijks terugkerende administratieve taak grotendeels uit handen wordt genomen. Facturen hoeven niet meer één voor één handmatig uit verschillende administraties te worden gehaald en naar een andere omgeving te worden verplaatst.

Dat bespaart niet alleen handelingen. Het maakt het proces ook overzichtelijker en zorgt ervoor dat medewerkers hun aandacht kunnen richten op werkzaamheden waarvoor menselijke beoordeling daadwerkelijk nodig is.

De rol van Softmaat

Wat is er voor Evidensia ingericht?

Softmaat heeft het terugkerende proces tussen de verschillende Exact Online-administraties en het systeem van het moederconcern geautomatiseerd.