Klantverhaal Kooyman Grootverbruik
Dagelijks efficiënt bevoorraden op Terschelling met
Exact Online en een eigen B2B-omgeving
Kooyman Grootverbruik levert levensmiddelen aan horeca,
supermarkten en andere zakelijke afnemers op Terschelling.
Exact Online vormde al de administratieve basis. Door het
bestel-, inkoop- en logistieke proces daaromheen verder te
automatiseren, kan Kooyman de dagelijkse goederenstroom
veel efficiënter verwerken.
Een lokale groothandel met een belangrijke rol op het eiland
Kooyman Grootverbruik is groothandel in levensmiddelen op
Terschelling. Vanuit het eiland worden onder andere horeca,
supermarkten en andere zakelijke afnemers bevoorraad.
De organisatie is sterk lokaal georiënteerd en kent haar
klanten en hun dagelijkse behoeften goed.
Juist dat lokale karakter zorgt voor een intensief
bestelproces. Veel klanten bestellen regelmatig of zelfs
dagelijks. Daarbij gaat het niet altijd om één bestelling
per onderneming. Een grotere afnemer kan bijvoorbeeld
verschillende afdelingen hebben, zoals een restaurant,
bar en facilitaire afdeling. Iedere afdeling heeft haar
eigen behoeften en bestelt haar eigen producten.
Voor Kooyman betekent dit iedere dag opnieuw veel orders,
orderregels en terugkerende producten die correct en op tijd
moeten worden verwerkt. Het bestelproces moet daarom vooral
snel en praktisch zijn voor zowel de klant als de medewerkers
van Kooyman.
Op een eiland waar klanten vrijwel dagelijks worden
bevoorraad, moet bestellen eenvoudig zijn en moet iedere
order snel kunnen doorstromen naar de logistieke afhandeling.
Exact Online was al de administratieve basis
Anders dan bij organisaties die eerst een verouderd
boekhoudsysteem moeten vervangen, werkte Kooyman al met
Exact Online. De basis hoefde dus niet opnieuw te worden
gekozen. De volgende stap was om de processen rondom
Exact Online beter te laten aansluiten op de dagelijkse
praktijk van de groothandel.
Daarbij ging het niet alleen om het ontvangen van orders.
Het volledige proces van bestellen, controleren en verwerken
tot inkopen, logistieke afhandeling en uiteindelijk uitleveren
moest beter op elkaar aansluiten.
Een B2B-webshop ingericht op dagelijks bestellen
Voor de zakelijke klanten van Kooyman is een B2B-webshop
ontwikkeld. Daarbij is rekening gehouden met de manier waarop
klanten daadwerkelijk bestellen. Wie dagelijks levensmiddelen
nodig heeft, wil immers niet iedere keer opnieuw door het
volledige assortiment zoeken.
Klanten kunnen daarom onder andere werken met bestellijsten,
eerder bestelde artikelen en favorieten. Terugkerende producten
zijn daarmee snel terug te vinden en opnieuw te bestellen.
Dat verkort het bestelproces aanzienlijk voor klanten die
vaak grotendeels dezelfde artikelen nodig hebben.
Ook de verschillende afdelingen binnen één afnemer kunnen
hun eigen bestellijsten gebruiken. Het restaurant kan daardoor
vanuit zijn eigen productbehoefte bestellen, terwijl bijvoorbeeld
de bar of facilitaire afdeling met een andere lijst werkt.
Zo sluit de webshop aan op de organisatie van de klant in plaats
van andersom.
Van binnenkomende order naar uitlevering
Aan de achterkant van het bestelproces gebruikt Kooyman
een IBS-omgeving voor de verdere orderverwerking.
Binnenkomende orders kunnen daar worden opgepakt en
gecontroleerd voordat ze verder door het logistieke proces gaan.
Dat is belangrijk omdat Kooyman iedere dag nieuwe bestellingen
ontvangt. De orderstroom vraagt daardoor ook dagelijks om
controle: welke orders zijn binnengekomen, wat moet worden
verwerkt en wat moet worden uitgeleverd?
Door die stappen binnen één samenhangend proces af te handelen,
ontstaat meer overzicht tussen het moment waarop de klant
bestelt en het moment waarop de goederen daadwerkelijk
worden uitgeleverd.
Ook offertes en emballage onderdeel van het proces
Naast de dagelijkse bestellingen zijn ook andere processen
rondom de verkoop meegenomen. Zo beschikt Kooyman over
ondersteuning voor offertes en is ook de verwerking van
emballage onderdeel van de inrichting.
Daarmee worden processen die specifiek zijn voor de dagelijkse
praktijk van een levensmiddelengroothandel niet los naast
Exact Online uitgevoerd, maar zoveel mogelijk onderdeel
gemaakt van dezelfde werkwijze.
Slimmer inkopen op basis van eerdere verkopen
Voor een groothandel die een eiland bevoorraadt is niet alleen
verkopen belangrijk. Kooyman moet ook tijdig voldoende voorraad
inkopen om aan de verwachte vraag te kunnen voldoen.
Bij het bepalen van de inkoop wordt daarom gebruikgemaakt
van historische informatie. Door bijvoorbeeld te kijken naar
wat in dezelfde periode van het voorgaande jaar is besteld,
kan Kooyman beter inschatten welke producten en aantallen
opnieuw nodig zullen zijn.
Die informatie ondersteunt de inkopers bij het maken van
hun keuzes. Zeker bij terugkerende en seizoensgebonden vraag
biedt de historie een praktisch uitgangspunt voor de
nieuwe inkoop.
Systemen die met elkaar samenwerken
Achter de dagelijkse operatie werken verschillende systemen
samen. Naast Exact Online zijn er koppelingen met andere
partijen en toepassingen, waaronder inkooppartner SRC.
Het doel daarvan is niet om zoveel mogelijk systemen te
gebruiken, maar juist om te voorkomen dat medewerkers
informatie steeds handmatig tussen die systemen moeten
overnemen. De verschillende onderdelen ondersteunen ieder
hun eigen deel van het proces en wisselen waar nodig
informatie met elkaar uit.
Minder handelingen in een dagelijkse orderstroom
Voor Kooyman zit het voordeel vooral in de samenhang tussen
al deze onderdelen. Exact Online was er al, maar rondom die
administratieve basis is een omgeving ontstaan die veel beter
aansluit op de dagelijkse praktijk van de groothandel.
Klanten kunnen sneller hun terugkerende bestellingen plaatsen,
verschillende afdelingen kunnen met hun eigen bestellijsten
werken en medewerkers van Kooyman hebben meer grip op de
binnenkomende orderstroom en de verdere logistieke afhandeling.
Tegelijkertijd helpt historische informatie bij het voorbereiden
van nieuwe inkopen.
Daarmee ondersteunt de automatisering precies waar het voor
Kooyman om draait: iedere dag opnieuw de juiste producten
efficiënt bij de afnemers op Terschelling krijgen.
Van bestellen en inkopen tot verwerken en uitleveren:
de automatisering sluit aan op het dagelijkse ritme
van Kooyman Grootverbruik en zijn klanten op Terschelling.