Klantverhaal Lowiczanka

Lowiczanka krijgt meer grip op import, accijnzen en logistiek met Exact Online

Van een verouderd boekhoudsysteem en veel handmatig werk naar een centrale administratie waarin complexe processen rondom import, magazijn en B2B-verkoop beter op elkaar aansluiten.

Een handelsbedrijf met een complexe goederenstroom

Lowiczanka is actief in de import en distributie van dranken en andere Poolse producten. Dat lijkt op het eerste gezicht een traditioneel handelsproces: producten inkopen, opslaan en vervolgens verkopen aan klanten. Achter die goederenstroom gaat echter een behoorlijk complexe administratie schuil.

Bij de import van dranken krijgt Lowiczanka onder andere te maken met accijnzen en douaneprocessen. Goederen bevinden zich gedurende het logistieke proces in verschillende statussen en worden verplaatst tussen meerdere locaties in een groot magazijn. Daarnaast spelen administratieve verplichtingen zoals verpakkingsbelastingen een rol. Aan de verkoopkant werkt Lowiczanka bovendien met zakelijke klanten waarvoor verschillende prijsafspraken en assortimenten gelden.

Steeds meer handmatig werk

De bestaande automatisering sloot steeds minder goed aan op die complexiteit. Lowiczanka werkte met een ouder boekhoudsysteem en veel processen daaromheen werden handmatig uitgevoerd.

Gegevens moesten op verschillende plekken worden bijgehouden, gecontroleerd en verwerkt. Dat kostte tijd en maakte het lastiger om overzicht te houden. Zeker bij terugkerende processen zoals accijnsaangiftes en bij de vele goederenbewegingen in het magazijn betekende dit veel administratief werk.

Ook de omvang van het magazijn speelde daarin een belangrijke rol. Met meerdere locaties en goederen die zich vóór of na de douane-afhandeling kunnen bevinden, moet niet alleen duidelijk zijn waar een product fysiek staat. Ook de administratieve status van die voorraad moet kloppen.

Exact Online als nieuwe basis

Met de overstap naar Exact Online kreeg Lowiczanka de mogelijkheid om niet alleen het oude boekhoudsysteem te vervangen, maar ook de werkwijze rondom de administratie opnieuw in te richten. Exact Online vormt nu de centrale administratieve basis waarop de verschillende bedrijfsprocessen aansluiten.

Dat heeft vooral gezorgd voor meer samenhang. Informatie uit de dagelijkse operatie kan beter worden gebruikt voor de administratieve verwerking. Medewerkers zijn minder afhankelijk van losse bestanden en handmatige tussenstappen en hebben meer grip op processen die voorheen veel controle vroegen.

Accijnsaangiftes vragen veel minder handmatig werk

Een belangrijk voordeel daarvan is zichtbaar bij de accijnzen. Voor Lowiczanka is de accijnsadministratie een terugkerend onderdeel van de bedrijfsvoering. In de oude situatie moest hiervoor veel informatie handmatig worden verzameld en verwerkt.

De relevante aangifteprocessen zijn nu geautomatiseerd. Daardoor hoeven medewerkers minder gegevens handmatig bij elkaar te zoeken en opnieuw te verwerken. De accijnsaangifte wordt daarmee niet alleen efficiënter, maar ook een beter beheersbaar onderdeel van de dagelijkse administratie.

Meer controle over het magazijn en de douanestatus

Ook in het magazijn is het verschil merkbaar. Lowiczanka beschikt over een groot magazijn met meerdere locaties. Goederen worden tussen die locaties verplaatst en daarbij is het belangrijk om onderscheid te houden tussen voorraad vóór en na de douane-afhandeling.

Die magazijnverplaatsingen worden nu beter administratief ondersteund. Daardoor is er meer grip op waar goederen zich bevinden en onder welke status ze vallen. De fysieke goederenstroom en de administratie sluiten hierdoor beter op elkaar aan.

Dat is niet alleen belangrijk voor de administratie. Ook voor de medewerkers in het magazijn zorgt een duidelijker proces voor meer structuur in het dagelijkse werk.

Ook verpakkingsbelastingen beter in het proces opgenomen

Naast accijnzen heeft Lowiczanka te maken met verpakkingsbelastingen. Ook deze aanvullende administratieve verplichtingen zijn meegenomen in de nieuwe inrichting.

Hierdoor hoeft minder informatie buiten de centrale administratie om te worden bijgehouden. Voor Lowiczanka betekent dit minder losse berekeningen en bestanden en meer samenhang tussen de verschillende administratieve verplichtingen.

Klanten bestellen volgens hun eigen afspraken

De verbetering beperkt zich niet tot de administratie en het magazijn. Lowiczanka levert B2B aan zakelijke klanten en werkt daarbij met klantspecifieke prijsafspraken en assortimenten.

Ook die afspraken kunnen nu beter in het verkoopproces worden meegenomen. Klanten kunnen bestellen met het assortiment en de prijzen die voor hen gelden. Dat maakt het bestelproces eenvoudiger voor de klant en vermindert tegelijkertijd de hoeveelheid handmatig werk aan de kant van Lowiczanka.

Van een chaotische werkwijze naar meer grip

De grootste verandering voor Lowiczanka zit uiteindelijk niet in één afzonderlijke functie. Het voordeel ontstaat doordat processen die voorheen grotendeels los van elkaar werden uitgevoerd nu beter met elkaar verbonden zijn.

Exact Online vormt de centrale administratieve basis. Accijnsaangiftes vragen minder handmatig werk, magazijnverplaatsingen zijn beter te volgen en er is meer grip op goederen vóór en na douane. Ook verpakkingsbelastingen en klantspecifieke B2B-afspraken sluiten beter aan op de dagelijkse bedrijfsvoering.

Daarmee heeft Lowiczanka vooral gewonnen aan overzicht en beheersbaarheid. Medewerkers hoeven minder tijd te besteden aan terugkerende handmatige verwerking en kunnen werken vanuit een administratie die beter aansluit op wat er daadwerkelijk binnen het bedrijf gebeurt.

De rol van Softmaat

Wat is er voor Lowiczanka ingericht?

Softmaat heeft samen met Lowiczanka de bestaande werkwijze vertaald naar een nieuwe inrichting rondom Exact Online.